Autovermietung gründen: Step-by-step mit CarVia

Eine Autovermietung zu eröffnen, das ist für viele angehende Unternehmer eine Traumkombination aus Beruf und Spaß: Die Leidenschaft für schöne Autos wird zum Job gemacht. Das haben wir mit CarVia getan und uns vor allem im Premium Segment etabliert. Mit vielen großen Standorten in Deutschland haben wir uns in wenigen Jahren zu einem etablierten Player unter den Autovermietern hochgekämpft.

Aber damit das auch bei euch gut klappt und am Ende tatsächlich ein profitables Geschäftsmodell steht, erzählen wir euch, welche Schritte ihr bei der Gründung beachten solltet! Wollt ihr mit uns CarVia auf das nächste Level bringen, schreibt uns eine Mail an info@carvia.de.

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Inhaltsverzeichnis:

9 Schritte zur Autovermietung: So gründet ihr ein Unternehmen

Einfach ist es nicht, in diesem lukrativen, aber heiß umkämpften Markt Fuß zu fassen. Daher solltet ihr zumindest die folgenden To-Dos zum Großteil abgehakt haben, bevor ihr euch mit den großen Namen im Autovermieter Who’s Who anlegt. Damit ihr gleich einen Zeitrahmen habt: Von der Idee bis zur ersten Vermietung dauert es mindestens 3 bis 6 Monate.

Schritt 1: Businessplan aufstellen

Nachdem ihr euch hier einem vergleichsweise großen Risiko aussetzt, solltet ihr keinesfalls kopflos drauflos stürmen. Wer auf Teufel-komm-raus Erfolge erzielen will, der kann sein Geschäft von vornherein abschreiben.

Ihr müsst euch überlegen, wie ihr euer Unternehmen finanziert, wann ihr mit welchen Gewinnen rechnen könnt, welche Strategien ihr hinsichtlich Marketing einsetzen wollt und welche sich besonders am Anfang für euch rechnen. Habt ihr das durchkalkuliert, könnt ihr euch Gedanken über eure Wachstumsziele machen. Bis es soweit ist und ihr diese tatsächlich verfolgen könnt, gibt es aber noch viel zu tun.

Ein gut aufgestellter Businessplan kann sogar mögliche Kreditgeber oder den Franchise-Partner davon überzeugen, in euch zu investieren, obwohl ihr noch keine Branchenerfahrung habt oder nur über wenig eigene finanzielle Mittel verfügt. Dafür müsst ihr euch die folgenden Fragen stellen:

Was wollt ihr anbieten? Natürlich eine Dienstleistung, doch was macht euer Angebot besonders?
Warum sollten Leute unbedingt bei euch mieten?
Wie kommt ihr an die Kunden?

Auch hier gibt es viele mögliche Ansätze, je nachdem wie eure Zielgruppe aussieht. Das kommt natürlich auf eure Flotte an. Habt ihr exklusivere Fahrzeuge, sind zum Beispiel umliegende Unternehmen als neue Kunden interessant. Wenn ihr eher günstige Kleinwagen habt, dann kann sogar die gute alte Briefkastenwerbung in der Nachbarschaft helfen, um erstmal im Umkreis bekannt zu werden.

Social Media gehört beim Marketing mittlerweile zum Standard, bringt aber seine eigenen Schwierigkeiten und Fallen mit sich. Die Zusammenarbeit mit den richtigen Influencern kann euren Vertrieb richtig ankurbeln, doch mit der falschen Kampagne kann das Marketing-Budget auf einen Schlag aufgebraucht sein – ohne, dass tatsächlich Leads generiert werden.

Stellt euch daher auf jeden Fall auf eine harte Anfangsphase ein, wo die Autos erstmal mehr kosten, als sie Gewinn einfahren und ihr deshalb auch finanzielle Reserven braucht!

Was kostet die Gründung einer Autovermietung?

Bevor ihr euch überhaupt über die weiteren Schritte Gedanken machen solltet, braucht ihr Geld – besonders für junge Leute kann das sogar sehr viel Geld sein, das Risiko ist also groß. Wie viel Kapital ihr für die Anfangszeit tatsächlich als Rücklage beiseitelegen solltet, hängt zum Teil davon ab, wie viel ihr in Eigenregie macht oder ob ihr euch Hilfe holt. Experten und Berater können sehr teuer sein.

Wenn wir mal davon ausgehen, dass ihr euch bei der Wahl der Unternehmensform, bei der Erstellung eures Businessplans, bei der Standortsuche etc. keine Hilfe holt, dann bleiben allerdings immer noch Fixkosten, vor denen ihr euch nicht drücken könnt.

Gründungskosten und Gewerbeanmeldung (150€ bis 2.000€)
Gründungsfeier als Marketing-Event (500€ bis 2.500€)
Website (2.000€ bis 10.000€)
Rechtsanwaltskosten für Vertragsgestaltung und AGB (1.000€ bis 5.000€)
Software für Mietwagen-Übergaben und Fuhrpark-Management (monatlich 500€ bis 3.000€)
Kaution für Büroräume (3.000€ bis 15.000€)
Miete für euer Büro (monatlich 1.000€ bis 3.000€)
Bankkosten (monatlich 10€ bis 50€)
Marketingbudget (monatlich 500€ bis 2.500€)
Telefonanlage (monatlich 10€ bis 50€)
Sonstige Kosten (monatlich 150€ bis 1.000€)

Einmalig müsst ihr also 6.650€ bis 34.500€ zahlen können, monatlich belaufen sich die Kosten auf 2.170€ bis 9.600€. Dann habt ihr allerdings die laufenden Kosten für eure Mietwagen noch nicht berücksichtigt. Pro Auto zahlt ihr für das Leasing, die Finanzierung oder die Abschreibung plus der Versicherung und dem Parkplatz mindestens 500€ bis zu 1.500€ monatlich.

Es ist daher essentiell, dass ihr möglichst schnell euren Umsatz in die Gewinn-Zone bringt – ansonsten brechen euch allein die monatlichen Ausgaben schnell das Genick. Nichtsdestoweniger solltet ihr davon ausgehen, dass ihr im ersten halben Jahr keinen Cent für euch selbst erwirtschaftet. Ihr solltet also auch privat finanziell abgesichert sein, um eure Lebenshaltungskosten stemmen zu können. Dafür müsst ihr sparen oder über einen Kredit finanzieren.

Die Selbstfahrervermietversicherung erklärt

Der Zungenbrecher ist leider ein absoluter Party-Killer, doch bitter notwendig. Es ist leider um ein Vielfaches schwieriger, einen Mietwagen zu versichern als einen privaten Pkw. Manchmal geht es sogar überhaupt nicht, wenn der Versicherung das Risiko zu groß ist. Allerdings gehört es zu euren absoluten Prioritäten, einen vernünftigen Anbieter zu finden. Tut ihr das nicht, kann euch das den Hals brechen. Dazu solltet ihr zwei Dinge wissen:

Es gibt auch eine Mietwagenversicherung; diese hat aber nichts mit den Mietwagen einer Autovermietung zu tun, denn hier handelt es sich um Personenbeförderungwagen (z.B. Taxis). Der Name der Versicherung ist also irreführend, stattdessen braucht ihr eine Selbstfahrervermietversicherung.
Wenn ihr euch auf Makler und Co. verlasst, die keine Expertise im Mietwagengeschäft haben, werden die euch erstmal gerne ein Angebot unterbreiten wollen. Doch lasst euch davon nicht täuschen. Erst nach 1 bis 2 Wochen werden die euch dann absagen, da sich kein Versicherer darauf einlassen wollen würde. Zeitverschwendung also. Nehmt euch stattdessen lieber die Zeit und sucht ordentlich nach Spezialisten in der Branche. Andernfalls lauft ihr Gefahr, keine ordentliche Versicherung für eure Autos zu finden.

Solltet ihr die grandiose Idee verfolgen, eure Autos einfach ohne die richtige Versicherung zu vermieten, kommt ihr in Teufels Küche. Das probieren gewisse Marktteilnehmer immer mal wieder, davon solltet ihr aber tunlichst die Finger lassen. Bei einem Unfall bekommt ihr erstens keinen Cent von der Versicherung, zweitens werdet ihr eine fette Abmahnung von euren Mitbewerbern kassieren.

Ohne richtige Zulassung und Versicherung zu vermieten, das kann je nach Fall auch strafrechtlich relevant sein. Auch eine Anzeige und etwaige juristische Verfahren, verbunden mit saftigen Bußgeldern, Schadensersatzforderungen und weiteren Konsequenzen, könnten die Folge sein.

Schritt 2: Markt & Konkurrenz analysieren

Der Großteil des Marktes liegt in der Hand der vier Giganten der Industrie. Knapp 60 Prozent gehören Sixt, Avis, Hertz und Europcar, das bedeutet aber auch, dass noch ein großes Stück des Kuchens umkämpft ist – auch wächst die Nachfrage noch immer weiter.

Dafür solltet ihr aber einige Grundvoraussetzungen erfüllen. Dazu gehört auch, eure Nische zu finden, die ihr bedienen wollt. Ihr solltet euch an dieser Stelle fragen, …

… für welche Dienstleistungen genau es überhaupt eine Nachfrage gibt.

… wo ihr für euch am ehesten Chancen seht.

… was die Konkurrenz anbietet – oder wo ihr noch eine Marktlücke ausfindig machen könnt.

… wie ihr euch am ehesten von euren Mitbewerbern abheben könnt.

Schritt 3: Wählt einen Standort

Ist die Marktanalyse erfolgreich und gründlich gemacht worden, sollte sich für euch schon herauskristallisieren, wo ihr am besten Fuß fassen solltet. Wo ist denn die Nachfrage hoch, aber nur unzureichend bedient? Befindet sich dort eine ausreichend große Zielgruppe? Bietet der Standort eine gute Grundlage für eine weitere Expansion, bzw. überhaupt ausreichend Platz für eure Flotte, auch wenn diese am Anfang noch recht klein ausfällt?

Generell gilt, wo viele Menschen ankommen, da können gut Autos vermietet werden. Am Flughafen hat man ein großes Potenzial für internationales Publikum, aber es ist sehr schwierig hier ohne Referenzen Fuß zu fassen. Die Flughafenbetreiber vergeben die Plätze eher an Profis mit relevanter Erfahrung. Besonders interessant sind daher beispielsweise Bahnhöfe. Hier nehmen auch Anwohner eure Dienstleistung eher in Anspruch.

Grundvoraussetzung ist hierfür eine gewisse Infrastruktur, in Form von Parkplätzen, Parkhäusern, Tankstellen und Ladestationen. Dazu gehört unter anderem auch die Möglichkeit, einen Rückgabetresor aufstellen zu können, in dem die Schlüssel 24/7 zurückgelassen werden können. Da die meisten Kunden großen Wert auf eine flexible Rückgabe legen und ihr bzw. eure Mitarbeiter nicht permanent verfügbar sein könnt, solltet ihr diese Option nicht unterschätzen.

Geht in jedem Fall sicher, dass ihr an eurem Standort einen tatsächlichen Mehrwert für eure Kunden bietet, euer Vorhaben dort aber auch wirklich umsetzbar ist.

Schritt 4: Unternehmensform und Gewerbeanmeldung

Seid ihr euch sicher, dass ihr eure Nische gefunden habt und die Zahlen stimmen, möchtet ihr jetzt endlich loslegen. Dafür müssen natürlich auch die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und euer persönliches Risiko dementsprechend so gering wie möglich sein.

Daher ergibt es für das Geschäftsmodell einer Autovermietung am ehesten Sinn, eine Kapitalgesellschaft mit beschränkter Haftung wie eine UG oder GmbH zu etablieren.

Zuerst müsst ihr dann beim Notar die neue Gesellschaft gründen. Mit der Gründungsurkunde in der Hand eröffnet ihr dann euer Geschäftskonto und zahlt euer Stammkapital darauf ein. Das muss vollständig in bar oder als Sacheinlage erbracht werden – dafür bekommt ihr dann von der Bank einen Einzahlungsnachweis, der euch den letzten Schritt bestätigt und beim Notar vorgelegt werden muss. Erst daraufhin wird die UG oder GmbH ins Handelsregister eingetragen.

Bevor ihr tatsächlich unternehmerisch aktiv werden dürft, muss zuerst ein Gewerbe angemeldet werden. Wendet euch dafür an das zuständige Amt; in München ist das beispielsweise das Gewerbeamt des Kreisverwaltungsreferats – dort könnt ihr das sogar online erledigen.

Was braucht ihr dafür?

Ein voll ausgefülltes Formular zur Gewerbeanmeldung. Das bekommt ihr beim bzw. auf der Website des Gewerbeamts.
Euren Personalausweis oder einen Reisepass in Kopie.
Weitere Dokumente braucht ihr nur unter gewissen Umständen, zum Beispiel wenn ihr eine ausländische Staatsangehörigkeit besitzt, minderjährig seid, eine Bevollmächtigung braucht oder wenn ihr einer erlaubnispflichtigen Tätigkeit nachgeht.

Schritt 5: Handelsregister, Industrie- und Handelskammer

Wenn ihr euch wie wir für eine GmbH entscheidet, dann wird man wie oben beschrieben bei der Gründung auch automatisch durch den Notar im Handelsregister eingetragen.

Sobald ihr offiziell Unternehmer seid, solltet ihr euch unbedingt bei der Industrie- und Handelskammer melden und dort Mitglied werden. Bei Fragen oder Hürden können euch die Experten dort umfassend beraten und unter die Arme greifen – das gilt für fast alle Bereiche der Unternehmensführung.

Schritt 6: Geschäftskonto und Steuerübersicht

Falls ihr noch keines habt, eröffnet ein Geschäftskonto bei der Bank eures Vertrauens. Wichtig ist hierbei, dass das Konto für später eine übersichtliche Buchhaltung sowie Rechnungsstellung ermöglicht.

Je sauberer eure Buchhaltung, desto leichter tut sich später auch euer Steuerberater – denn auf Dauer könnt ihr das nicht alleine erledigen. Leider ist unser Steuerrecht komplex. Damit ihr hier keine Probleme mit dem Finanzamt bekommt, solltet ihr auf jeden Fall Experten zu Rate ziehen, denen ihr auch vertrauen könnt. Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass das nicht immer der Fall ist.

Schritt 7: Versicherungen – nicht nur für die Kfz

Es ist eine ganze Reihe an Versicherungen nötig, um euch vor Eventualitäten zu schützen oder auch nur, um eure Dienstleistung überhaupt anbieten zu können. Als Autovermietung müsst ihr natürlich eure Fahrzeuge vor der Anmeldung versichern, damit ist es aber noch nicht getan. Weitere Pakete, die ihr abschließen solltet, sind die Folgenden:

Rechtsschutzversicherung
Betriebsunterbrechungsversicherung
Haftpflichtversicherung
Gebäudeversicherung
Inhalts- oder Geschäftsinhaltsversicherung

Schritt 8: Eure Flotte – euer Produkt

Welche Produkte ihr anbieten wollt oder auch könnt, das ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Grundlegend entscheidend sind selbstverständlich euer Startkapital sowie eure Zielgruppe. Seid ihr flüssig genug, könnt ihr auch Sportwagen und Luxusautos in Betracht ziehen, sofern ihr an eurem Standort eine ausreichend große Nische ausmachen konntet.

Seid euch aber darüber im Klaren, dass eure Risikobereitschaft hierfür recht hoch sein muss. Schließlich habt ihr beispielsweise als Sportwagenvermietung immer weniger Fahrzeuge im Angebot, als wenn ihr euch für Kleinwagen entschieden hättet. Fällt ein Fahrzeug wegen eines Unfalls oder einem Service aus, der außerplanmäßig länger dauert, dann müsst ihr mit deutlich höheren Umsatzeinbußen rechnen. Bei günstigeren Autos sind außerdem Servicegebühren, Versicherungs- und andere Kosten, wie beispielsweise für Ersatzteile und Reifen, preiswerter.

Wollt ihr mit gutem Beispiel vorangehen und auf Elektroautos setzen, müsst ihr außerdem die Infrastruktur eures Standortes bedenken. Gibt es genügend Ladesäulen in der Nähe? Wie unterstützt die Stadt Vermietungen oder Carsharing-Dienste? Habt ihr am Standort die Option, eine eigene Wallbox zu installieren?

Schritt 9: Personal und Marketing

Wie schon beim Punkt Steuer steht ihr zweifelsfrei an einem Punkt, an dem ihr Aufgaben abgeben müsst. Als Geschäftsführer habt ihr irgendwann schlicht keine Zeit mehr, jedes Auto selbst per Hand sauber zu machen und zu übergeben. Ihr könnt den Fuhrpark auf lange Sicht nicht alleine managen und jeden Winterreifen selbst montieren. Kompetentes Personal ist nicht leicht zu finden, jedoch unverzichtbar. Achtet in jedem Fall darauf, dass eure zukünftigen Mitarbeiter Erfahrung in ihren jeweiligen Bereichen mitbringen – so spart ihr euch eine ausführliche Einarbeitung und bekommt vielleicht sogar wertvollen Input.

Das gilt auch für das Marketing. Doch bevor ihr auch diesen Job abgebt, solltet ihr die Grundsteine für eure Brand legen: Ihr braucht natürlich einen kurzen, einprägsamen aber einzigartigen Namen sowie ein ästhetisches Logo, das dazu passt, aber es gehört noch mehr dazu.

Denn auch Rabatt-Aktionen, das Preisgefüge und Lücken im Angebot der Konkurrenz könnt ihr nutzen, um eure Position für Kunden besonders aufzustellen. Immerhin müsst ihr auffallen, um im Meer aus Anbietern hervorzustechen.

Eigene Autovermietung, nur smarter: Franchise & Agenturmodell

Um Risiken wie ausbleibende Kunden oder unprofitable Mietwagen auf ein Minimum zu reduzieren, könntet ihr euch auch für eine Gründung als Franchise-Partner entscheiden. Natürlich gebt ihr einen Teil eures Gewinnes an den Franchisegeber ab, allerdings sprechen gute Gründe für die Entscheidung:

Bei der Entscheidung für ein Franchise-Unternehmen spart ihr euch viel Arbeit. Da ihr euch auf ein bewährtes Geschäftsmodell stützt, profitiert ihr von der Erfahrung des Unternehmens – die Geschäftsidee wurde schließlich schon umgesetzt.
Eure Aufgabe als Franchisenehmer ist es, zu expandieren. Dabei könnt ihr auf die Unterstützung seitens der Marke bauen, was auch bedeutet, dass ihr für einen erfolgreichen Aufbau eurer Firma weniger Vorerfahrung braucht. Mit Trainingsmaßnahmen kann euch der Franchisegeber das nötige Fachwissen vermitteln, schließlich ist der ja ebenso an eurem Erfolg interessiert wie ihr selbst.
Ihr schließt euch einer bekannten Marke an. Damit geht einher, dass ihr kaum bis gar kein Budget für Marketing einplanen müsst – um Branding, Website oder Preisstrukturierung kümmert sich schließlich wer anderes. Auch der Kundenservice, der besonders in der Autovermietung ein sehr wichtiges Thema ist, kann je nach Abmachung vom Franchisegeber übernommen werden.
Dazu gehört natürlich auch, dass ihr euch nicht erst einen Kundenstamm aufbauen müsst, sondern direkt Zugriff auf den der etablierten Marke habt. Das bedeutet auch, dass man euch und eurem Produkt eher Vertrauen schenkt.
Das gilt aber nicht nur auf Kundenseite, sondern auch gegenüber Partner-Unternehmen. Nehmen wir CarVia als Beispiel: Wir arbeiten eng mit Autoherstellern zusammen, es besteht also bereits ein Grundvertrauen zwischen den Brands. Dadurch ergeben sich auch ganz konkrete Wettbewerbsvorteile wie zum Beispiel deutlich bessere Einkaufskonditionen.
Nicht zuletzt habt ihr dadurch bessere Chancen für die Finanzierung eures Unternehmens. Immerhin wissen auch Banken und andere Kreditgeber um die Unterstützung eures Vorhabens durch den Franchisegeber. Nachdem ihr auf Ressourcen, sei es Erfahrung, Wissen oder sogar manche Produkte, zurückgreifen könnt, sind Investitionen bei euch sicherer aufgehoben als wenn ihr alleine durchstarten wollt.

Träumt ihr vom eigenen Unternehmen, wollt dabei aber euer persönliches Risiko so weit wie möglich reduzieren, werdet Franchisenehmer bei CarVia! Für weitere Informationen schreibt gerne eine Anfrage an info@carvia.de.